Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić dla każdego młodocianego – w tym samym zakresie co dla innego pracownika – akta osobowe kartę ewidencji czasu pracy, imienną kartę wynagrodzenia i kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej (§6 i §8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Każdy pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję pracowników młodocianych (art.193 k.p.). Wymogi te dotyczą zarówno zatrudnionych na podstawie zwykłej umowy pracy jak i w ramach przygotowania zawodowego.

Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu nie prowadząca dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy oraz akt osobowych pracowników, a także pozostawiający dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega karze grzywny (art.281 pkt 6 i 7 k.p.). Zgodnie z tym samym artykułem grzywna ta wynosi od 1.000 zł do 30.000 zł. (nowelizacja k.p. przez art.95 pkt 6 ustawy z 13.04.2007 o Państwowej Inspekcji Pracy – z dniem 1 lipca 2007r.).

Wymogiem koniecznym zatrudnienia młodocianego jest także przedstawienie przez niego świadectwa lekarskiego stwierdzającego, iż praca danego rodzaju nie zagraża jego zdrowiu (art.191§1 pkt 2 k.p.).

Dodatkowym wymogiem dla pracodawcy, w którego zakładzie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia jest obowiązek prowadzenia rejestru wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia pracowników na stanowiskach pracy z wyodrębnieniem stanowisk pracowników młodocianych (art.227 §2 i nast. k.p. i rozporządzenie ministra zdrowia z 20 kwietnia 2005r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy).

Ostatnią ważną kwestią jest obowiązek pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników wprowadzić do regulaminu pracy wykazu prac wzbronionych młodocianym, rodzaj prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego, wykaz lekkich prac dozwolonych młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe (art104¹§1 pkt 6,7 i 7a k.p.).

Szczegółowy wykaz dokumentów wymaganych z §6 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 28 maja 1996r.:

Akta osobowe pracownika składają się z trzech części i zawierają:

1) w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, określone w przepisach § 1 ust. 1 i 2;

2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

a) (9) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,

b) (10) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

c) (11) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,

d) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,e) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

f) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

g) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

h) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

ha) (12) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy,

i) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

j) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

ja) (13) wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

jb) (14) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

k) korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

ka) (15) kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,

l) informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;

3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

a) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

aa) (16) dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

b) kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

c) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),

d) umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

e) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Krzysztof Gładych

aplikant radcowski